VEDTEKTER for Oslo VinylKlubb
( Klikk her for å hente PDF-versjonen )
§ 1 – Klubbens navn
Klubbens offisielle navn er Oslo VinylKlubb, forkortet OVK.
§ 2 – Formål
Klubbens formål er å skape en sosial ramme omkring vår felles interesse for musikk og hifi, med spesielt fokus på vinylplater og avspillingsutstyr for disse. Klubben drives av medlemmene og for medlemmene. Aktivitetene er i all hovedsak basert på hva medlemmene ønsker og tar initiativ til.
OVK skal være uavhengig av kommersielle aktører innen hifi- og musikkbransjen.
§ 3 – Medlemskap
Klubben er åpen for privatpersoner som ønsker å dele sin interesse for musikk, hifi og vinylplater med likesinnede i OVK. Bransjeaktører kan tas opp som medlemmer etter nærmere vurdering. Det gjøres spesielt oppmerksom på at OVK ikke skal fungere som en salgsarena for medlemmer med bransjetilknytning. Medlemmene skal være åpne om sine bransjetilknytninger.
Medlemmer tas opp etter invitasjon eller søknad om medlemskap. Årsmøtet tar stilling til hvor mange medlemmer som skal kunne tas opp kommende år. Medlemmene kan foreslå nye medlemmer. Klubbkomiteen avgjør opptak av nye medlemmer. Medlemskapet er gyldig så lenge medlemskontingent er innbetalt. Innbetalt kontingent refunderes ikke. Medlemmene er selv ansvarlig for å oppdatere klubbkomiteen med kontaktinformasjon. Kontaktinformasjon til medlemmene er privat og skal ikke deles med utenforstående uten samtykke fra det enkelte medlem.
E-postadresser tilknyttet OVK’s hjemmesider skal kun brukes til klubbens saker, ikke til privat kommunikasjon.
§ 4 – Stemmerett og valgbarhet
Alle medlemmer har lik stemmerett. Hvert medlem har 1 – én – stemme på Årsmøtet.
Bransjeaktører kan ikke inneha tillitsverv; dette for å ivareta klubbens uavhengighet av bransjen.
Klubbens medlemmer plikter å motta valg, med mindre det er viktige grunner for å bli fritatt. Tillitsverv skal gå på omgang.
§ 5 – Kontingent
Kontingenten fastsettes av årsmøtet, og innbetales i løpet av januar som forskudd for inneværende år. Kasserer sender ut påminnelse og betalingsinformasjon. Det enkelte medlem har ansvar å være tilgjengelig for klubbkomiteen pr. epost eller telefon. Et medlem som ikke betaler årskontingent ved forfall, og heller ikke etter purring én gang på epost og én gang på sms anses å ha meldt seg ut av OVK.
Kontingenten er klubbens eneste inntekt, og skal dekke klubbens utgifter, herunder driftskostnader for klubbens nettside og mindre gaver i forbindelse med besøk hos bedrifter og personer utenfor klubben. Dersom driften gir overskudd kan deler av klubbens midler deles ut i form av lotterier blant medlemmene og premier i konkurranser i forbindelse med julebord, sommerfest, subsidiering av mat til disse arrangementene, eller lignende.
§ 6 – Årsmøtet
Årsmøtet er klubbens høyeste myndighet. Årsmøtet skal tilstrebes avholdt i perioden november, desember.
Det er klubbkomiteens ansvar å innkalle til møtet med minst én måneds varsel. Sammen med innkallingen skal det utsendes en foreløpig saksliste. Medlemmene har i tillegg anledning til å fremme saker senest innen to uker før årsmøtet.
Årsmøtet velger møteleder og referent.
Alle valg foregår med håndsopprekking dersom det ikke kreves skriftlig avstemming av et av medlemmene. Vedtak på årsmøtet fattes ved simpelt flertall. Ved stemmelikhet faller forslaget. Endringer av vedtektene krever 2/3 flertall.
Årsmøtet skal behandle følgende saker:
-
Behandle klubbkomiteens årsmelding
-
Behandle årsregnskap
-
Fastsette neste års kontingent
-
Vedta budsjett for kommende år
-
Velge personer til følgende tillitsverv. Vervene nummerert 1 t.o.m. 4 utgjør klubbkomiteen:
-
Formann
-
Kasserer
-
Sekretær
-
Komitémedlem
-
Revisor
-
Valgkomité bestående av to medlemmer
-
-
Eventuelle innkomne forslag fra medlemmene.
Dersom det er flere enn én kandidat til et tillitsverv, velges en person med simpelt flertall. Dersom det ikke oppnås simpelt flertall for en av kandidatene, avgjøres valget ved loddtrekning.
Ekstraordinært årsmøte skal innkalles når klubbkomiteen bestemmer det, eller når en tredjedel av de stemmeberettigede medlemmer krever det. -Kunngjøres med en frist på minimum fjorten – 14 dager.
§ 7 – Klubbkomitéen
Klubben ledes av en klubbkomité. Denne skal bestå av 4 personer (formann, sekretær, kasserer og ett komitémedlem). Klubbkomiteens medlemmer velges for 2 år ad gangen, men det foretas valg hvert år. Formann og kasserer velges det ene året, sekretær og komitémedlem det andre. Årsmøtet velger revisor og valgkomité for 2 år ad gangen.
Det gis mulighet for gjenvalg, dog begrenset opp til 3 perioder.
Klubbkomiteen er klubbens høyeste myndighet mellom årsmøter.
Klubbkomiteen skal arbeide for å fremme klubbens formål, og skal spesielt:
-
Iverksette og gjennomføre Årsmøtets bestemmelser/vedtak
-
Behandle innstilling i saker som skal behandles av “Årsmøtet”
-
Etterse at klubbens vedtekter etterleves
-
Administrere den daglige driften av klubben:
-
Ajourføre medlemsoversikt
-
Utarbeide aktivitetsplan
-
Koordinere fellesaktiviteter
-
Innkreve årskontingent, administrere og føre kontroll med klubbens økonomi og eiendeler (realaktiva).
-
Klubbkomiteen holder møter etter behov. Formannen kan forlange møte. Alle avgjørelser tas med simpelt flertall. Ved stemmelikhet teller formannens stemme dobbelt. Dersom det er stemmelikhet i komiteen på et møte der kun to er til stede, skal sistemann (de to øvrige medlemmene) i komiteen uttale seg før vedtak i saken fattes.
Klubbkomiteen er beslutningsdyktig når minst 2 medlemmer er til stede, Klubbkomiteen fører protokoll over alle komité- og årsmøter.
§ 8 – Oppløsning/ fisjon/ fusjon
OVK skal ikke oppløses så lenge det finnes 5 eller flere medlemmer som ønsker å fortsette driften.
Ved oppløsning skal klubbens felles eiendeler (realaktiva) forsøkes solgt og kontantbeholdningen skal fordeles likt på klubbens medlemmer. Eventuelle eiendeler som ikke er solgt, skal på opphørstidspunktet gis bort til medlemmene ved loddtrekning.
Fisjon av klubben, eller fusjon med andre klubber krever godkjent og lovlig vedtak av ordinært, eller ekstraordinært Årsmøte med 2/3 flertall.
(Revidert versjon 4.0 - Vedtatt i Årsmøte 26. november 2021)